Die PDF-Upload-Funktion ermöglicht das automatisierte Einlesen von bestehenden Dokumenten. Das System extrahiert relevante Daten und befüllt entsprechende Felder automatisch vor, was den manuellen Erfassungsaufwand erheblich reduziert.

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Upload-Prozess

Der Upload-Prozess läuft in folgenden Schritten ab:

1

Dokumentenansicht öffnen

Navigieren Sie zur gewünschten Dokumentenart (z.B. Lieferavis oder Rechnung) und klicken Sie auf “Erstellen”.

2

Upload-Methode wählen

Im Dropdown-Menü wählen Sie zwischen:

  • “Manuell erstellen” für die leere Eingabemaske
  • “Dokument hochladen” für den PDF-Upload
3

Datei hochladen

Im Upload-Bereich haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Drag & Drop der Datei in das markierte Feld
  • Klick auf “Datei hochladen” zur Auswahl vom Computer

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Verarbeitung zusätzlicher Positionen

Das System erkennt automatisch Positionen, die nicht Teil der ursprünglichen Bestellung sind. Diese werden in einem separaten Dialog “Zusätzliche Artikel erkannt” angezeigt.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • “Alle Artikel behalten”: Übernimmt sämtliche zusätzliche Positionen
  • “Alle Artikel verwerfen”: Entfernt alle zusätzlichen Positionen
  • Individuelle Auswahl: Über das Dropdown-Menü in der “Action”-Spalte können einzelne Positionen selektiv behalten oder verworfen werden

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Extraktionsergebnisse prüfen

Nach der Dokumentenextraktion zeigt das System eine Übersicht mit farblicher Kennzeichnung:

  • Grün: Erfolgreich zugeordnete Positionen (Übereinstimmung zwischen Bestellung und Dokument)
  • Blau: Zusätzliche Positionen (z.B. Gratisproben, nicht bestellte Artikel)
  • Gelb: Fehlende Positionen (bestellte Artikel, die im Dokument nicht gefunden wurden)

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Sammellieferungen verarbeiten

Bei Sammellieferungen (mehrere Bestellungen in einem Dokument) muss das Dokument für jede enthaltene Bestellung separat hochgeladen werden.

Beachten Sie dabei:

  1. Laden Sie das Dokument für jede enthaltene Bestellung neu hoch
  2. Wählen Sie “Discard all items” für Positionen anderer Bestellungen
  3. Behalten Sie nur die zur aktuellen Bestellung gehörenden Positionen

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Datenprüfung und Finalisierung

Nach Anwendung der Extraktion:

  1. Prüfen Sie alle vorausgefüllten Daten sorgfältig
  2. Achten Sie besonders auf:
    • Gelieferte Mengen (shipped quantity)
    • Lieferdatum (falls auf Dokumenten nicht angegeben)
  3. Ergänzen Sie fehlende Pflichtangaben (mit * gekennzeichnet)
  4. Bestätigen Sie mit “Senden” nach vollständiger Prüfung

Nutzen Sie die automatische Extraktion als Unterstützung, aber überprüfen Sie die Daten immer auf Korrektheit, bevor Sie diese an Ihre Handelspartner übermitteln.

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Nächste Schritte

Nach erfolgreichem Upload können Sie:

  • Das Dokument an Ihren Handelspartner senden
  • Bei Bedarf Folgedokumente wie Rechnungen erstellen
  • Den Dokumentenstatus in der Übersicht verfolgen