Eine Gutschrift ist ein Dokument zur Korrektur oder teilweisen Stornierung einer bereits gesendeten Rechnung. Sie können damit Beträge aufgrund von Retouren, Preisanpassungen oder Reklamationen zurückerstatten.

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Gutschrift erstellen

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Rechnung öffnen

  1. Öffnen Sie die Rechnung, für die Sie eine Gutschrift erstellen möchten
  2. Klicken Sie oben rechts auf “Gutschrift erstellen”
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Grunddaten prüfen

Die wichtigsten Daten werden automatisch aus der Ursprungsrechnung übernommen:

  • Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung
  • Bestellnummer
  • Lieferscheinnummer
  • Partnerinformationen

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Gutschriftsdaten eingeben

Das Gutschriftsdokument enthält ähnliche Abschnitte wie eine Rechnung:

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Positionen verwalten

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Positionen prüfen

Alle Positionen der Ursprungsrechnung werden aufgelistet. Sie können:

  • Mengen anpassen
  • Preise korrigieren
  • Positionen entfernen
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Gutschriftsbeträge festlegen

  1. Klicken Sie auf die zu korrigierende Position
  2. Geben Sie die Gutschriftsmenge ein
  3. Bei Bedarf den Preis anpassen
  4. Das System berechnet den Gutschriftsbetrag automatisch

Die Gutschriftsmenge kann die ursprünglich berechnete Menge nicht überschreiten.

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Rabatte und Gebühren

Wie bei einer Rechnung können Sie auch bei Gutschriften globale Anpassungen vornehmen:

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Dokument prüfen und senden

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Prüfung der Pflichtfelder

Das System prüft automatisch:

  • Gutschriftsnummer
  • Gutschriftsdatum
  • Referenz zur Ursprungsrechnung
  • Korrekte Beträge und Mengen
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Probleme beheben

  1. Problematische Felder werden rot markiert
  2. Fehlermeldungen geben Hinweise zur Korrektur
  3. Nutzen Sie “Nächstes Problem” für systematische Korrektur
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Gutschrift senden

Nach erfolgreicher Prüfung die Gutschrift durch Klicken auf “Senden” übermitteln.

Die Gutschrift wird automatisch mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft und in der Dokumentenhistorie angezeigt.

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