Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem Sie die Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen anfordern. Sie enthält wichtige Angaben wie Artikel, Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen und steuerrelevante Informationen.

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Rechnung erstellen

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Bestellung öffnen

  1. Öffnen Sie die zugehörige Bestellung
  2. Klicken Sie oben rechts auf “Rechnung erstellen”
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Dokument auswählen

Falls Sie bereits eine Bestellbestätigung und/oder einen Lieferavis erstellt haben, wird empfohlen, die Rechnung aus diesem neuesten Dokument zu erstellen. So werden alle vorgenommenen Änderungen automatisch übernommen.

Falls die Schaltfläche “Rechnung erstellen” nicht verfügbar ist, prüfen Sie:

  • Ob bereits eine Rechnung gesendet wurde (dann unter “Weitere Optionen” verfügbar)
  • Ob Ihre Verbindung mit dem Handelspartner für Rechnungen eingerichtet ist

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Rechnungsdaten ausfüllen

Das Rechnungsdokument besteht aus fünf Hauptabschnitten:

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Artikelpositionen verwalten

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Werte ändern

  1. Klicken Sie auf die zu ändernde Zelle
  2. Geben Sie den neuen Wert ein
  3. Beachten Sie gesperrte Felder (mit Schloss-Symbol)
2

Artikel entfernen

  1. Klicken Sie auf “X” neben der Zeile
  2. Die Menge wird auf 0 gesetzt
  3. Der Artikel bleibt zur Dokumentation sichtbar
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Neue Artikel

  1. Klicken Sie auf “Hinzufügen”
  2. Wählen Sie “Neuer Artikel”
  3. Geben Sie die Artikelinformationen ein

Gesperrte Felder können nicht bearbeitet werden, da sie entweder automatisch berechnet werden oder aus vorherigen Dokumenten stammen.

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Preise und Rabatte verwalten

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Preislisten verwenden

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Preisliste anwenden

  1. Klicken Sie auf “Preisliste anwenden”
  2. Wählen Sie die gewünschte Preisliste aus
  3. Preise werden automatisch ausgefüllt

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Globale Rabatte und Gebühren

Gebühren werden immer vor Rabatten berechnet. Sie können mehrere Rabatte und Gebühren hinzufügen.

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Zahlungsbedingungen festlegen

Bieten Sie Zahlungsrabatte für frühe Zahlung:

1

Zahlungsbedingung hinzufügen

  1. Klicken Sie auf “Zahlungsbedingung hinzufügen”
  2. Geben Sie das Zahlungsziel in Tagen ein
  3. Legen Sie den Rabattprozentsatz fest

Sie können mehrere Zahlungsziele mit unterschiedlichen Rabatten definieren.

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Dokument prüfen und senden

Vor dem Versand prüft das System die Rechnung automatisch:

1

Probleme identifizieren

  • Fehlerhafte Felder werden rot markiert
  • Ein Ausrufezeichen kennzeichnet Pflichtfelder
2

Probleme beheben

  1. Klicken Sie auf markierte Felder
  2. Lesen Sie die Fehlermeldung
  3. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor
  4. Nutzen Sie “Nächstes Problem” zur systematischen Korrektur
3

Rechnung senden

Nach Behebung aller Probleme können Sie die Rechnung durch Klicken auf “Senden” übermitteln.