Ein Lieferavis (oder Lieferschein) ist ein Dokument, in dem Sie den Käufer über den Versand einer Bestellung informieren. Es enthält wichtige Details wie Versanddatum, beteiligte Parteien, Sendungsnummer, Spediteur-Informationen und eine Liste der gelieferten Produkte.

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Drei Möglichkeiten, ein Lieferavis zu übermitteln

Als Lieferant haben Sie drei Optionen, um Lieferavise in Procuroszu übermitteln
  1. Öffnen Sie die zugehörige Bestellung.
  2. Klicken Sie oben rechts auf “Lieferavis erstellen”.
  3. Wählen Sie “Manuell erstellen”.
  4. Das Eingabeformular öffnet sich zur manuellen Bearbeitung mit den aus der Bestellung übernommenen Daten.
  • Werte ändern: Klicken Sie auf eine Zelle und geben Sie den neuen Wert ein.
  • Artikel entfernen: Klicken Sie auf “X” neben der Zeile (Menge wird auf 0 gesetzt).
  • Neue Artikel: Nutzen Sie “Hinzufügen” und “Neuer Artikel”.
  • Suchen: Verwenden Sie die Suchleiste für Name, GTIN, Menge etc.
Vor dem Versand prüft das System das Dokument automatisch.Probleme identifizieren
  1. Problematische Felder werden rot markiert.
  2. Ein Ausrufezeichen kennzeichnet Fehler.
Probleme beheben
  1. Klicken Sie auf das markierte Feld.
  2. Lesen Sie die Fehlermeldung.
  3. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.
Erneut senden
  1. Prüfen Sie, ob alle Probleme behoben sind.
  2. Klicken Sie auf “Senden”.
Nach erfolgreichem Versand können Sie bei Bedarf Folgedokumente wie Rechnungen erstellen.
Vorteil der manuellen Erstellung eines LieferavisWenn Sie Lieferavise nicht anders übermitteln können, ist dies Ihre einfache Option, sie manuell zu erstellen.
  1. Öffnen Sie die zugehörige Bestellung.
  2. Klicken Sie oben rechts auf “Lieferavis erstellen”.
  3. Wählen Sie “Dokument hochladen”.
  4. Laden Sie einen existierenden Lieferschein hoch.
Wenn Sie Ihr Lieferavis zum ersten Mal per Portal Upload einreichen, kann die Verarbeitung bis zu 24 Stunden dauern, während das Procuros Team das Scansystem konfiguriert. Bitte verwenden Sie immer ein einzelnes PDF Dokument.
Vorteil des Portal Uploads eines PDF DokumentsManuell hochgeladene Dokumente werden direkt mit der Ausgangsbestellung angereichert - deshalb benötigt Procuros Team weniger Informationen.
Vorgehensweise
  • Nach Ihrer ersten Bestellung werden Sie Ihre personalisierte “Procuros inbound“ Email Adresse erhalten. Kontaktieren Sie [email protected], falls Sie diese nicht erhalten haben.
  • Senden Sie das PDF Ihres Lieferavis an Ihre personalisierte “Procuros inbound“ Email Adresse (Betreff und Text sind nicht erforderlich). Wir empfehlen, diese Email Adresse intern in Ihrem System zu hinterlegen. So werden die Dokumente, sobald sie generiert sind, automatisch an Ihren Hänlder verschickt.
  • Überprüfen Sie bei Bedarf den Lieferstatus im Portal, in dem alle Transaktionen sichtbar sind.
Wenn Sie Ihr Lieveravis zum ersten Mal per “Procuros inbound“ Email Adresse einreichen, kann die Verarbeitung bis zu 24 Stunden dauern, während das Procuros Team das Scansystem konfiguriert. Bitte verwenden Sie immer ein einzelnes PDF Dokument.
Wichtige Regeln für das Weiterleiten von PDFs per Email
  1. Senden Sie nur eine Lieferavis pro PDF Datei. Fügen Sie nicht mehrere Lieferavisen in eine PDF Datei ein.
    • Unser System verarbeitet nur die erste Lieferavis in einer Datei und ignoriert alle weiteren.
    • Maximale Kapazität = 10 PDF Dateien oder 30 MB.
  2. Geben Sie alle notwendigen Informationen in der Lieferavis an.
  3. Es werden nur Lieferavisen für Bestellungen verarbeitet, die über Procuros eingegangen sind - alle anderen werden verworfen.
  4. Wenn Ihre Lieferavis nicht verarbeitet wurde, erhalten Sie eine Email mit einer Erklärung. Falls diese Email Sie zum Portal verweist, folgen Sie bitte den dortigen Anweisungen.
Welche Informationen sollte Ihre Lieferavis enthalten?Jede Lieferavis besteht aus drei Hauptabschnitten
Dieser Abschnitt liefert alle Pflichtangaben, um die zugehörige Bestellung und die beteiligten Parteien zu identifizieren sowie den erwarteten Lieferzeitpunkt anzugeben.
  • Lieferavisnummer
  • Lieferavisdatum (Standard: aktuelles Datum)
  • Bestellnummer
  • Voraussichtliches Lieferdatum
  • Tatsächliches Versanddatum (Standard: gewünschtes Lieferdatum)
ParteiinformationenDieser Abschnitt enthält alle Pflichtangaben zur Identifikation des sendenden und empfangenden Partners.
  • Käufer (der bestellende Handelspartner)
  • Lieferant (Ihre Firma)
  • Lieferadresse
Dieser Abschnitt ist nicht verpflichtend. Wenn Sie sich jedoch entscheiden, Angaben zu machen, füllen Sie diese bitte vollständig aus, da das System sonst Ihre Versandanzeige blockiert. Wir empfehlen daher, die Angaben nur zu machen, wenn Sie Informationen zu allen unten aufgeführten Punkten haben.Transporteinheiten hinzufügen
  • Index
  • NVE/SSCC (18-stellige Identifikationsnummer)
  • Einheitstyp (Palette, Container, Karton, etc.)
  • Transporteur
  • Sendungsnummer
  • Sendungsverfolgungslink
Dieser Abschnitt ist verpflichtend. Er liefert alle notwendigen Informationen für Einzelpositionen.
  • Position Nummer *
  • GTIN / EAN **
  • Artikelname (genau wie in der Bestellung)*
  • Lieferantenartikelnummer *
  • Versendete Menge *
* Pflichtfelder, die angegeben werden müssen, sonst blockiert das System Ihr Lieferavis.** GTINs/EANs sind zwingend anzugeben. Wenn Sie eine PDF Ihres Lieferavis ohne GTINs/EANs senden, versucht unser System automatisch, die Produkte anhand verfügbarer Daten (z. B. Lieferantenartikelnummer + Mengeneinheit) den Bestellungen zuzuordnen. Diese automatische Zuordnung gelingt jedoch nicht immer. Kann das System keine sichere Zuordnung vornehmen, müssen Sie die GTINs/EANs selbst bereitstellen.
  • Position Nummer *
  • GTIN / EAN **
  • Artikelname (genau wie in der Bestellung)*
  • Lieferantenartikelnummer *
  • Versendete Menge *
* Pflichtfelder, die angegeben werden müssen, sonst blockiert das System Ihr Lieferavis.** GTINs/EANs sind zwingend anzugeben. Wenn Sie eine PDF Ihres Lieferavis ohne GTINs/EANs senden, versucht unser System automatisch, die Produkte anhand verfügbarer Daten (z. B. Lieferantenartikelnummer + Größe + Farbe) den Bestellungen zuzuordnen. Diese automatische Zuordnung gelingt jedoch nicht immer. Kann das System keine sichere Zuordnung vornehmen, müssen Sie die GTINs/EANs selbst bereitstellen.
  • Position Nummer *
  • GTIN / EAN **
  • Artikelname (genau wie in der Bestellung)*
  • Lieferantenartikelnummer *
  • Versendete Menge *
  • Chargeninformationen (falls mit MHD)
    • Chargen-ID
    • MHD
    • Menge
    • Nettogewicht
* Pflichtfelder, die angegeben werden müssen, sonst blockiert das System Ihr Lieferavis.** GTINs/EANs sind zwingend anzugeben. Wenn Sie eine PDF Ihres Lieferavis ohne GTINs/EANs senden, versucht unser System automatisch, die Produkte anhand verfügbarer Daten (z. B. Lieferantenartikelnummer + Einheit) den Bestellungen zuzuordnen. Diese automatische Zuordnung gelingt jedoch nicht immer. Kann das System keine sichere Zuordnung vornehmen, müssen Sie die GTINs/EANs selbst bereitstellen.