Eine Bestellbestätigung (oder Auftragsbestätitgung) ist Ihre Rückmeldung auf eine eingegangene Bestellung eines Handelspartners. Sie bestätigen damit die bestellten Mengen, Preise und Lieferdaten oder nehmen bei Bedarf Anpassungen vor.

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Bestellbestätigung aufrufen

Sie haben zwei Möglichkeiten, eine neue Bestellbestätigung zu erstellen:

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Über das Dashboard

  1. Öffnen Sie das Dashboard
  2. Navigieren Sie zum Bereich “Posteingang”
  3. Klicken Sie auf “Bestellbestätigung ausstehend”
  4. In der Übersicht sehen Sie alle offenen Bestellungen mit Details zum Handelspartner und Eingangsdatum
2

Über Transaktionen

  1. Öffnen Sie den Bereich “Transaktionen”
  2. Nutzen Sie den Filter “Dokumententyp”
  3. Wählen Sie “Bestellbestätigungen” aus

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Kopfdaten ausfüllen

Im oberen Bereich des Dokuments finden Sie wichtige Grunddaten zur Bestellung:

  • Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet
  • Gesperrte Felder erkennen Sie am Schloss-Symbol und können nicht bearbeitet werden

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Parteieninformationen prüfen

Der Bereich “PARTEIEN” enthält alle relevanten Adress- und Identifikationsdaten:

  • Käufer (der bestellende Handelspartner)
  • Lieferant (Ihre Firma)
  • Lieferanschrift
  • Endempfänger
  • Rechnungsanschrift

Diese Daten werden automatisch aus der Bestellung und Ihren Procuros-Einstellungen übernommen. Prüfen Sie die Angaben auf Richtigkeit.

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Positionen bearbeiten

Um mehrere oder alle Positionen auf einmal zu bearbeiten, nutzen Sie “Bulk Edit”-Funktion. Sie können im tabellarischen Format mehrere Positionen auswählen und dann einzelne Zeilen für alle ausgewählten Positionen überschreiben.

In der Positionsübersicht finden Sie alle bestellten Artikel:

1

Mengen bestätigen

Tragen Sie für jede Position die tatsächlich lieferbare Menge im Feld “Bestätigte Menge” ein. Sie können einzelne Positionen aus der Bestellung entfernen, in dem Sie auf das “X” in der jeweiligen Zeile links klicken. Durch erneutes Klicken lässt sich die Position wiederherstellen.

2

Lieferdatum festlegen (sofern notwendig)

Geben Sie das verbindliche Lieferdatum für jede Position an.

3

Preise prüfen (Sofern notwendig)

Kontrollieren Sie die Preise und passen Sie diese bei Bedarf an.

Um eine Bestellung vollständig abzulehnen, setzen Sie alle bestätigten Mengen auf 0.

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Dokument senden

Vor dem Versand prüft das System automatisch alle Pflichtangaben:

  1. Klicken Sie auf “Senden”
  2. Falls Pflichtfelder fehlen, werden diese angezeigt
  3. Folgen Sie dem Problembehebungsassistenten
  4. Nach Korrektur aller Probleme können Sie das Dokument erneut senden

Der Problembehebungsassistent führt Sie Schritt für Schritt durch alle offenen Punkte, bis diese gelöst sind.

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