Bestellbestätigung

• Bestätigen Sie die Bestellung, wenn alles in Ordnung ist.
• Lehnen Sie die Bestellung vollständig ab, wenn Sie sie nicht erfüllen können.
• Bestätigen Sie die Bestellung teilweise, wenn Artikel, Mengen oder Termine angepasst werden müssen.

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Drei Möglichkeiten, eine Bestellbestätigung zu übermitteln

Manuell Erstellen

Erstellen Sie Bestellbestätigungen direkt im Procuros Portal über die integrierte Formularoberfläche.Bestellbestätigung aufrufenSie haben zwei Möglichkeiten, eine neue Bestellbestätigung zu erstellen:

1

Über das Dashboard

1. Öffnen Sie das Dashboard
2. Navigieren Sie zum Bereich “Posteingang”
3. Klicken Sie auf “Bestellbestätigung ausstehend”
4. In der Übersicht sehen Sie alle offenen Bestellungen mit Details zum Handelspartner und Eingangsdatum

2

Über Transaktionen

1. Öffnen Sie den Bereich “Transaktionen”
2. Nutzen Sie den Filter “Dokumententyp”
3. Wählen Sie “Bestellbestätigungen” aus

Bestätigung der gesamten BestellungWenn Sie alles wie gewünscht erfüllen können:

1. Klicken Sie oben rechts auf der Bestellseite auf “Bestellung bestätigen”.
2. Wählen Sie “Gesamte Bestellung bestätigen”.
3. Überprüfen Sie die Bestellübersicht, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind.
4. Klicken Sie auf “Bestellbestätigung senden”, um den Vorgang abzuschließen.

Die Bestätigung wird an Ihren Handelspartner gesendet und die Bestellung wird im System als bestätigt markiert.Ablehnung der BestellungWenn Sie die Bestellung nicht erfüllen können:

1. Klicken Sie oben rechts auf der Bestellseite auf “Ablehnen”.
2. Wählen Sie einen Grund aus der Liste. Wenn Ihr Grund nicht aufgeführt ist, wählen Sie “Sonstiges” und geben Sie eine kurze Erklärung an.
3. Bestätigen Sie mit “Ablehnen”, um die Ablehnung an Ihren Handelspartner zu senden.

Die Bestellung wird entsprechend gekennzeichnet und es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.Teilweise Bestätigung einer BestellungWenn Sie Änderungen an einer Bestellung vornehmen müssen, z. B. die Artikelmenge oder das Lieferdatum ändern:

1. Klicken Sie oben rechts auf der Bestellseite auf “Bestellung bestätigen”.
2. Wählen Sie “Bestellung teilweise bestätigen”.
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt “Bearbeitung einer teilweisen Bestellbestätigung”.
4. Klicken Sie auf “Senden”.
5. Überprüfen Sie die Bestellübersicht auf Richtigkeit.
6. Klicken Sie auf “Bestellbestätigung senden”, um den Vorgang abzuschließen.

Die Teilbestätigung wird an Ihren Handelspartner gesendet und die Bestellung wird im System als teilweise bestätigt gekennzeichnet.

Bearbeiten einer Teilauftragsbestätigung

Kopfdaten ausfüllenIm oberen Bereich des Dokuments finden Sie wichtige Grunddaten zur Bestellung:

• Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet
• Gesperrte Felder erkennen Sie am Schloss-Symbol und können nicht bearbeitet werden

Verfügbare Kopfdaten

• Bestellbestätigungs-ID*: Ihre eindeutige Nummer für diese Antwort
• Bestellbestätigungsdatum*: Standardmäßig das aktuelle Datum
• Bestellnummer*: Aus der ursprünglichen Bestellung übernommen
• Bestelldatum*: Datum der ursprünglichen Bestellung
• Gewünschtes Lieferdatum: Aus der Bestellung übernommen
• Bestätigtes Lieferdatum*: Ihr zugesagtes Lieferdatum

Positionen bearbeiten

Um mehrere oder alle Positionen auf einmal zu bearbeiten, nutzen Sie “Bulk Edit”-Funktion. Sie können im tabellarischen Format mehrere Positionen auswählen und dann einzelne Zeilen für alle ausgewählten Positionen überschreiben.

In der Positionsübersicht finden Sie alle bestellten Artikel:

1

Mengen bestätigen

Tragen Sie für jede Position die tatsächlich lieferbare Menge im Feld “Bestätigte Menge” ein. Sie können einzelne Positionen aus der Bestellung entfernen, in dem Sie auf das “X” in der jeweiligen Zeile links klicken. Durch erneutes Klicken lässt sich die Position wiederherstellen.

2

Lieferdatum festlegen (sofern notwendig)

Geben Sie das verbindliche Lieferdatum für jede Position an.

3

Preise prüfen (Sofern notwendig)

Kontrollieren Sie die Preise und passen Sie diese bei Bedarf an.

Dokument sendenVor dem Versand prüft das System automatisch alle Pflichtangaben:

1. Klicken Sie auf “Senden”
2. Falls Pflichtfelder fehlen, werden diese angezeigt
3. Folgen Sie dem Problembehebungsassistenten
4. Nach Korrektur aller Probleme können Sie das Dokument erneut senden

Der Problembehebungsassistent führt Sie Schritt für Schritt durch alle offenen Punkte, bis diese gelöst sind.

Vorteil der manuellen Erstellung einer Bestellbestätigung
Wenn Sie Bestellbestätigungen nicht anders übermitteln können, ist dies Ihre einfache Option, sie manuell zu erstellen.