Die automatische Weiterleitung von E-Mails an Procuros ermöglicht es, Lieferantendokumente wie Bestellungen, Rechnungen oder Lieferavise ohne manuelle Eingabe zu verarbeiten. Procuros extrahiert Daten aus den weitergeleiteten Dokumenten automatisch, was den Lieferanten Zeit spart und Fehler reduziert.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie die automatische Weiterleitung in Microsoft Outlook für Windows einrichten.

Wenn ein Erfüller regelmäßig Lieferavise an Ihren Einkauf sendet, können Sie mit der automatischen Weiterleitung sicherstellen, dass diese Dokumente direkt an Procuros weitergeleitet werden und somit vollständig und pünktlich erfasst werden.

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E-Mail-Weiterleitung in Outlook für Windows einrichten

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Öffnen Sie die Regel-Einstellungen

Wählen Sie im Hauptmenü den Tab “Start” und klicken Sie dann auf die Schaltfläche “Regeln” im Bereich “Verschieben”.

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Regel-Manager öffnen

Wählen Sie im Dropdown-Menü “Regeln und Benachrichtigungen verwalten”.

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Neue Regel erstellen

Im Dialog “Regeln und Benachrichtigungen” wählen Sie den Tab “E-Mail-Regeln” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Neue Regel”.

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Regel-Vorlage auswählen

Der Regel-Assistent wird geöffnet. Wählen Sie unter “Mit einer leeren Regel beginnen” die Option “Regel für empfangene Nachrichten anwenden” und klicken Sie auf “Weiter”.

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Bedingungen festlegen

Wählen Sie die Bedingungen aus, nach denen E-Mails gefiltert werden sollen. Wenn alle eingehenden E-Mails von einem bestimmten Absender weitergeleitet werden sollen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox und spezifizieren Sie den Absender.

Wenn Sie keine Bedingung auswählen und auf “Weiter” klicken, werden alle eingehenden E-Mails weitergeleitet. Bestätigen Sie dies im Bestätigungsdialog.

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Aktion auswählen

Wählen Sie als Aktion “An Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten” und klicken Sie auf die blaue Hervorhebung, um die Zieladresse anzugeben.

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Weiterleitungsziel definieren

Geben Sie die E-Mail-Adresse von Procuros ein oder wählen Sie sie aus Ihrem Adressbuch aus. Klicken Sie auf “OK”, um die Auswahl zu bestätigen.

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Ausnahmen definieren (optional)

Falls gewünscht, können Sie Ausnahmen für die Regel festlegen. Zum Beispiel, wenn bestimmte E-Mails nicht weitergeleitet werden sollen. Klicken Sie anschließend auf “Weiter”.

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Regel benennen und aktivieren

Geben Sie einen Namen für die Regel ein (z.B. “Lieferavise an Procuros weiterleiten”) und stellen Sie sicher, dass die Option “Regel aktivieren” ausgewählt ist. Klicken Sie dann auf “Fertig stellen”.

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Unterschied zwischen Weiterleiten und Umleiten

Um sicherzustellen, dass Procuros alle relevanten Informationen erhält, empfehlen wir die Weiterleitung statt der Umleitung zu verwenden, da so die vollständigen Header-Informationen der E-Mail erhalten bleiben.

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Überprüfung der Weiterleitung

Nach dem Einrichten der Regel sollten Sie die Weiterleitung testen:

  1. Senden Sie eine Test-E-Mail an das Konto, für das Sie die Weiterleitung eingerichtet haben
  2. Überprüfen Sie, ob die E-Mail korrekt an die Procuros-Adresse weitergeleitet wird
  3. Prüfen Sie im Procuros Portal, ob das Dokument korrekt verarbeitet wurde

Achten Sie darauf, dass die eingerichtete Weiterleitungsregel nicht mit anderen Regeln in Konflikt steht. Falls E-Mails nicht weitergeleitet werden, überprüfen Sie die Reihenfolge Ihrer Regeln im Dialog “Regeln und Benachrichtigungen”.

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Vorteile der automatischen Weiterleitung an Procuros

Die automatische Weiterleitung bietet folgende Vorteile:

  • Zeitersparnis durch Eliminierung manueller Dateneingabe
  • Reduzierung von Fehlern bei der Dokumentenverarbeitung
  • Erhöhte Transparenz in der Lieferkette
  • Sicherstellung, dass alle wichtigen Dokumente im Procuros System erfasst werden
  • Verbesserte Reaktionszeit bei Änderungen oder Problemen