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Der Käufer bestimmt das Format. Lieferanten senden ihre Rechnungen weiterhin so wie bisher, und Procuros stellt sie in dem Format zu, das der Käufer verlangt. Es spielt keine Rolle, wie eine Rechnung zu Procuros gelangt: erstellt im Procuros Portal, gesendet als PDF oder als EDI-Datei, gesendet aus einem ERP-System oder über die API oder gesendet als E-Rechnung.

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Formate, die Procuros zustellt

  • Jedes Format deckt Rechnungen und Gutschriften ab.
  • Jede Rechnung wird als eigene Datei zugestellt.
  • Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM, BASIC WL und BASIC erzeugt Procuros nicht.

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Erste Schritte

Wenn Ihr Kunde E-Rechnungen verlangt oder Sie selbst E-Rechnungen empfangen möchten, schreiben Sie uns an [email protected]. Senden Sie uns:
  • Den Kunden und seine Anforderungen an die E-Rechnung
  • Das verlangte Format und die Version, falls bekannt
  • Wie die Rechnung zugestellt werden soll, zum Beispiel eine E-Mail-Adresse oder eine Peppol-Teilnehmer-ID
  • Die Käuferreferenzen, die der Kunde verlangt
  • Das geplante Startdatum
Wir prüfen dann, was sich an Ihrer Verbindung ändern muss. Vor der Umstellung stimmen wir mit Ihnen ab, ob der Käufer eine Testrechnung braucht und wann es losgeht. Senden Sie Ihre Rechnungen weiter wie bisher, bis wir die Umstellung bestätigen.
Ein Käufer erhält E-Rechnungen im selben Format von allen seinen Lieferanten, die ihm über Procuros Rechnungen stellen. Wenn ein Käufer auf E-Rechnungen umstellt, stellt Procuros ab demselben Datum die Rechnungen all dieser Lieferanten in diesem Format zu.

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Datenvalidierung, bevor Procuros sendet

Je nach Format validiert Procuros außerdem die Rechnungsdaten, bevor es die E-Rechnung erstellt. Wenn etwas fehlt oder falsch ist, hält Procuros die Rechnung an und stellt sie nicht zu. Der Problemlöser erhält eine E-Mail, die erklärt, was zu korrigieren ist. Der Problemlöser korrigiert die Daten entweder direkt in Procuros oder im eigenen System und stößt das Dokument danach erneut an. Die Schritte finden Sie unter Problemlösung. Sobald die korrigierte Rechnung die Validierung besteht, stellt Procuros sie dem Käufer zu. Das gilt für jede Rechnung, egal wie sie zu Procuros gelangt ist.

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Was der Käufer erhält

Bei XRechnung und Peppol erhält der Käufer eine XML-Datei pro Rechnung. Bei ZUGFeRD erhält der Käufer ein PDF pro Rechnung. Procuros erstellt das PDF aus den Rechnungsdaten, sodass das lesbare PDF und die Daten darin immer übereinstimmen. Das eigene PDF des Lieferanten wird nicht verwendet.

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Frequently asked questions

Nein. Die Daten, die der Lieferant an Procuros sendet, und das Format, das der Käufer erhält, sind zwei verschiedene Dinge. Procuros erstellt das Format, das der Käufer braucht, aus den Rechnungsdaten, die es erhält. Das System des Lieferanten muss trotzdem alle Informationen liefern, die das Format verlangt.Bevor der Lieferant den Export aus seinem System ändert, lassen Sie die Einrichtung von uns prüfen.
Ja. Procuros stellt Peppol-BIS-Billing-3.0-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu, über einen zertifizierten Peppol Access Point. Das wird für jeden Kunden eingerichtet: Eine bestehende E-Mail- oder EDI-Verbindung stellt nicht von selbst auf Peppol um.Senden Sie die Peppol-Teilnehmer-ID und die Anforderungen des Käufers an [email protected].
Meist fehlen erforderliche Angaben, oder die Daten erfüllen die Regeln des Formats nicht. Der Problemlöser erhält eine E-Mail, die erklärt, was zu korrigieren ist, wie oben beschrieben.Wenn Sie Hilfe brauchen, senden Sie uns die Rechnungsnummer, den Namen des Käufers und die vollständige Fehlermeldung an [email protected].
Nein. Zugestellt heißt, dass Procuros die Rechnung an die Verbindung des Käufers übergeben hat. Ob der Käufer sie geprüft, gebucht oder bezahlt hat, geschieht in seinem eigenen System.Wenn ein Käufer sagt, dass eine Rechnung fehlt, schreiben Sie uns an [email protected] mit der Rechnungsnummer, dem Namen des Käufers und dem Sendedatum. Senden Sie vorher keine zweite Kopie über einen anderen Weg, weil so eine doppelte Rechnung entstehen kann.
Nein. Der Lieferant sendet jede Rechnung einmal, so wie mit dem Käufer vereinbart, und sendet sie nicht noch einmal über einen anderen Weg, außer der Käufer verlangt es.Eine ZUGFeRD-Rechnung vereint bereits ein lesbares PDF und die Rechnungsdaten in einer Datei. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und auch ohne separates PDF eine E-Rechnung.