Benachrichtigungsebenen verstehen
Dokumentbezogene verantwortliche Benutzer
Dokumentbezogene verantwortliche Benutzer sind die Standardempfänger für Benachrichtigungen zu einem bestimmten Dokumenttyp (z. B. Rechnungen, Gutschriften, Preiskataloge). Diese werden zentral in Ihren Unternehmenseinstellungen konfiguriert und gelten für alle Ihre Handelspartnerverbindungen. Wenn Sie beispielsweise[email protected] als dokumentbezogenen verantwortlichen Benutzer für Rechnungen hinzufügen, erhält diese Adresse rechnungsbezogene Benachrichtigungen von jedem Handelspartner — es sei denn, eine beziehungsbezogene Überschreibung ist eingerichtet.
Beziehungsbezogene verantwortliche Benutzer
Beziehungsbezogene verantwortliche Benutzer ermöglichen es Ihnen, die dokumentbezogenen Standardeinstellungen für eine bestimmte Handelspartnerverbindung zu überschreiben. Wenn sie gesetzt sind, ersetzen sie die dokumentbezogenen verantwortlichen Benutzer für den jeweiligen Partner und Dokumenttyp vollständig — die beiden Listen werden nicht zusammengeführt. Dies ist nützlich, wenn verschiedene Teams oder Kontaktpersonen in Ihrer Organisation für bestimmte Handelspartner zuständig sind. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, dass[email protected] die Rechnungsbenachrichtigungen von Partner A bearbeitet, während alle anderen Partner weiterhin die Standard-Adresse [email protected] verwenden.
Vom Handelspartner angegebene Kontakte
Neben den verantwortlichen Benutzern, die Sie konfigurieren, kann Procuros auch Kontakte verwenden, die Ihr Handelspartner direkt in den an Sie gesendeten Dokumenten angibt. Dieses Verhalten wird über eine Einstellung gesteuert, die sowohl auf Dokumentebene als auch auf Beziehungsebene verfügbar ist.- Standard — Procuros berücksichtigt die von Ihnen konfigurierten verantwortlichen Benutzer; diese sind die Empfänger für die zugehörigen Benachrichtigungen.
- Vom Handelspartner angegebene Kontakte akzeptieren — jeder relevante Kontakt, den der Absender innerhalb des Dokuments angibt, wird als Empfänger für die zugehörigen Benachrichtigungen berücksichtigt.
Aktivieren Sie Vom Handelspartner angegebene Kontakte akzeptieren, wenn Ihr Partner routinemäßig den richtigen operativen Kontakt in den gesendeten Dokumenten angibt und Sie möchten, dass diese Kontakte automatisch benachrichtigt werden, ohne sie manuell pflegen zu müssen.
Verantwortliche Benutzer bearbeiten
Wenn Sie auf Bearbeiten klicken (entweder auf Dokument- oder Beziehungsebene), öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Liste der E-Mail-Adressen verwalten können.
E-Mail-Adressen hinzufügen
Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf + Neue E-Mail-Adresse, um sie zur Liste hinzuzufügen.
E-Mail-Adressen entfernen
Entfernen Sie vorhandene E-Mail-Adressen, indem Sie auf die Schaltfläche zum Entfernen neben der jeweiligen Adresse klicken.
Dokumentbezogene verantwortliche Benutzer verwalten
Um die Standardbenachrichtigungsempfänger für jeden Dokumenttyp zu konfigurieren, navigieren Sie zur Seite der Benachrichtigungsverwaltung.
Benachrichtigungsverwaltung öffnen
Navigieren Sie zu Einstellungen in der linken Seitenleiste und wählen Sie Benachrichtigungsverwaltung.
Dokumenttypen prüfen
Die Seite listet alle verfügbaren Dokumenttypen auf (z. B. Rechnungen, Gutschriften, Preiskataloge, Zahlungsavise, Verkaufsberichte) zusammen mit den aktuell konfigurierten verantwortlichen Benutzern.
Verantwortliche Benutzer bearbeiten
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben einem Dokumenttyp, um E-Mail-Adressen hinzuzufügen oder zu entfernen. Änderungen gelten für alle Handelspartner, die keine beziehungsbezogenen Überschreibungen haben.
Umgang mit angegebenen Kontakten wählen
Jeder Dokumenttyp verfügt zudem über eine Option zum Umgang mit Kontakten. Wählen Sie Standard, um nur Ihre konfigurierten verantwortlichen Benutzer zu verwenden, oder Vom Handelspartner angegebene Kontakte akzeptieren, um auch relevante Kontakte, die der Absender innerhalb des Dokuments angibt, als Empfänger zu berücksichtigen. Weitere Informationen finden Sie unter Vom Handelspartner angegebene Kontakte.
Wenn bei einem Dokumenttyp “Keine Empfänger konfiguriert” angezeigt wird, erhält niemand Benachrichtigungen für diesen Dokumenttyp, es sei denn, es sind beziehungsbezogene verantwortliche Benutzer für bestimmte Partner festgelegt.
Beziehungsbezogene Überschreibungen anzeigen
Wenn ein oder mehrere Handelspartner benutzerdefinierte verantwortliche Benutzer für einen Dokumenttyp konfiguriert haben, sehen Sie einen grünen Indikator unterhalb des Dokumenttyps mit dem Text “Benutzerdefinierte Empfänger bei X Handelspartner(n) gesetzt”.
Beziehungsbezogene verantwortliche Benutzer verwalten
Um Benachrichtigungsempfänger für einen bestimmten Handelspartner und Dokumenttyp zu konfigurieren, navigieren Sie zum Tab Benachrichtigungsverwaltung der Verbindung.
Zur Verbindung navigieren
Gehen Sie zu Meine Verbindungen in der linken Seitenleiste, wählen Sie einen Handelspartner und öffnen Sie den entsprechenden Dokumenttyp.
Tab Benachrichtigungsverwaltung öffnen
Klicken Sie auf den Tab Benachrichtigungsverwaltung in der Detailansicht des Dokumenttyps.
Nicht erkannte E-Mail-Domains
Zum Schutz vor fehlerhaft konfigurierten Benachrichtigungen überprüft Procuros die E-Mail-Domains, die für Benachrichtigungsempfänger verwendet werden. Wenn Sie Änderungen speichern, die E-Mail-Adressen von Domains enthalten, die zuvor nicht für Ihre Organisation genehmigt wurden, zeigt Procuros einen Überprüfungsdialog an, bevor die Änderungen übernommen werden.
- Genehmigt — E-Mail-Adressen von Domains, die bereits von Ihrer Organisation anerkannt sind. Diese werden sofort hinzugefügt und erhalten umgehend Benachrichtigungen.
- Genehmigung erforderlich — E-Mail-Adressen von Domains, die noch nicht anerkannt sind. Diese werden erst aktiv, nachdem die Domain intern genehmigt wurde. Die E-Mail-Adressen werden gelb hervorgehoben, um anzuzeigen, dass sie ausstehend sind.
Diese Seite behandelt die Verwaltung, wer Benachrichtigungen erhält. Um zu konfigurieren, welche Arten von Benachrichtigungen Sie persönlich erhalten (z. B. Problembenachrichtigungen, eingehende Dokumente, gesendete Dokumente), besuchen Sie Profil & Präferenzen.