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Procuros ermöglicht es Ihnen zu steuern, wer Benachrichtigungen über den Dokumentenaustausch erhält. Sie können Benachrichtigungsempfänger auf zwei Ebenen konfigurieren: dokumentbezogen und beziehungsbezogen. Zusammen bieten diese Ihnen flexible Kontrolle darüber, wer benachrichtigt wird — von unternehmensweiten Standardeinstellungen bis hin zu spezifischen Überschreibungen für einzelne Handelspartner.

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Benachrichtigungsebenen verstehen

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Dokumentbezogene verantwortliche Benutzer

Dokumentbezogene verantwortliche Benutzer sind die Standardempfänger für Benachrichtigungen zu einem bestimmten Dokumenttyp (z. B. Rechnungen, Gutschriften, Preiskataloge). Diese werden zentral in Ihren Unternehmenseinstellungen konfiguriert und gelten für alle Ihre Handelspartnerverbindungen. Wenn Sie beispielsweise [email protected] als dokumentbezogenen verantwortlichen Benutzer für Rechnungen hinzufügen, erhält diese Adresse rechnungsbezogene Benachrichtigungen von jedem Handelspartner — es sei denn, eine beziehungsbezogene Überschreibung ist eingerichtet.

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Beziehungsbezogene verantwortliche Benutzer

Beziehungsbezogene verantwortliche Benutzer ermöglichen es Ihnen, die dokumentbezogenen Standardeinstellungen für eine bestimmte Handelspartnerverbindung zu überschreiben. Wenn sie gesetzt sind, ersetzen sie die dokumentbezogenen verantwortlichen Benutzer für den jeweiligen Partner und Dokumenttyp vollständig — die beiden Listen werden nicht zusammengeführt. Dies ist nützlich, wenn verschiedene Teams oder Kontaktpersonen in Ihrer Organisation für bestimmte Handelspartner zuständig sind. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, dass [email protected] die Rechnungsbenachrichtigungen von Partner A bearbeitet, während alle anderen Partner weiterhin die Standard-Adresse [email protected] verwenden.

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Verantwortliche Benutzer bearbeiten

Wenn Sie auf Bearbeiten klicken (entweder auf Dokument- oder Beziehungsebene), öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Liste der E-Mail-Adressen verwalten können.
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E-Mail-Adressen hinzufügen

Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf + Neue E-Mail-Adresse, um sie zur Liste hinzuzufügen.
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E-Mail-Adressen entfernen

Entfernen Sie vorhandene E-Mail-Adressen, indem Sie auf die Schaltfläche zum Entfernen neben der jeweiligen Adresse klicken.
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Änderungen speichern

Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen.

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Dokumentbezogene verantwortliche Benutzer verwalten

Um die Standardbenachrichtigungsempfänger für jeden Dokumenttyp zu konfigurieren, navigieren Sie zur Seite der Benachrichtigungsverwaltung.
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Benachrichtigungsverwaltung öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen in der linken Seitenleiste und wählen Sie Benachrichtigungsverwaltung.
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Dokumenttypen prüfen

Die Seite listet alle verfügbaren Dokumenttypen auf (z. B. Rechnungen, Gutschriften, Preiskataloge, Zahlungsavise, Verkaufsberichte) zusammen mit den aktuell konfigurierten verantwortlichen Benutzern.
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Verantwortliche Benutzer bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben einem Dokumenttyp, um E-Mail-Adressen hinzuzufügen oder zu entfernen. Änderungen gelten für alle Handelspartner, die keine beziehungsbezogenen Überschreibungen haben.
Wenn bei einem Dokumenttyp “Keine Empfänger konfiguriert” angezeigt wird, erhält niemand Benachrichtigungen für diesen Dokumenttyp, es sei denn, es sind beziehungsbezogene verantwortliche Benutzer für bestimmte Partner festgelegt.

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Beziehungsbezogene Überschreibungen anzeigen

Wenn ein oder mehrere Handelspartner benutzerdefinierte verantwortliche Benutzer für einen Dokumenttyp konfiguriert haben, sehen Sie einen grünen Indikator unterhalb des Dokumenttyps mit dem Text “Benutzerdefinierte Empfänger bei X Handelspartner(n) gesetzt”.
Klicken Sie auf Details anzeigen, um ein Seitenpanel zu öffnen, das zeigt, welche Partner benutzerdefinierte verantwortliche Benutzer haben und welche E-Mail-Adressen jeweils konfiguriert sind. Sie können nach Partnernamen oder E-Mail-Adresse suchen, um bestimmte Überschreibungen schnell zu finden.

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Beziehungsbezogene verantwortliche Benutzer verwalten

Um Benachrichtigungsempfänger für einen bestimmten Handelspartner und Dokumenttyp zu konfigurieren, navigieren Sie zum Tab Benachrichtigungsverwaltung der Verbindung.
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Zur Verbindung navigieren

Gehen Sie zu Meine Verbindungen in der linken Seitenleiste, wählen Sie einen Handelspartner und öffnen Sie den entsprechenden Dokumenttyp.
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Tab Benachrichtigungsverwaltung öffnen

Klicken Sie auf den Tab Benachrichtigungsverwaltung in der Detailansicht des Dokumenttyps.
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Verantwortliche Benutzer konfigurieren

Die Seite zeigt beide Parteien der Verbindung. Klicken Sie auf Bearbeiten neben einer Partei, um festzulegen, wer Benachrichtigungen für diesen bestimmten Partner und Dokumenttyp erhält.
Bearbeitungsrechte hängen vom Status Ihres Partners ab. Wenn Ihr Handelspartner kein Procuros-Kunde ist, können Sie die verantwortlichen Benutzer für beide Parteien der Verbindung bearbeiten. Wenn Ihr Handelspartner ebenfalls Procuros-Kunde ist, können Sie nur die verantwortlichen Benutzer Ihrer eigenen Partei bearbeiten — die Empfänger der anderen Partei werden von dieser verwaltet und als schreibgeschützt mit dem Hinweis “Empfänger werden von Ihrem Handelspartner festgelegt” angezeigt.

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Nicht erkannte E-Mail-Domains

Zum Schutz vor fehlerhaft konfigurierten Benachrichtigungen überprüft Procuros die E-Mail-Domains, die für Benachrichtigungsempfänger verwendet werden. Wenn Sie Änderungen speichern, die E-Mail-Adressen von Domains enthalten, die zuvor nicht für Ihre Organisation genehmigt wurden, zeigt Procuros einen Überprüfungsdialog an, bevor die Änderungen übernommen werden.
Der Dialog unterteilt die E-Mail-Adressen in zwei Kategorien:
  • Genehmigt — E-Mail-Adressen von Domains, die bereits von Ihrer Organisation anerkannt sind. Diese werden sofort hinzugefügt und erhalten umgehend Benachrichtigungen.
  • Genehmigung erforderlich — E-Mail-Adressen von Domains, die noch nicht anerkannt sind. Diese werden erst aktiv, nachdem die Domain intern genehmigt wurde. Die E-Mail-Adressen werden gelb hervorgehoben, um anzuzeigen, dass sie ausstehend sind.
Um nicht erkannte Domains zur Überprüfung einzureichen, klicken Sie auf Genehmigung anfordern. Sie können auch auf Zurück klicken, um zum Bearbeitungsdialog zurückzukehren und die E-Mail-Adressen zu entfernen oder zu korrigieren, bevor Sie fortfahren.
Bis eine Domain genehmigt ist, erhalten E-Mail-Adressen dieser Domain keine Benachrichtigungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Genehmigungsanfragen nachverfolgen, wenn Benachrichtigungen zeitkritisch sind.
Diese Seite behandelt die Verwaltung, wer Benachrichtigungen erhält. Um zu konfigurieren, welche Arten von Benachrichtigungen Sie persönlich erhalten (z. B. Problembenachrichtigungen, eingehende Dokumente, gesendete Dokumente), besuchen Sie Profil & Präferenzen.