Erfahren Sie, wie Sie als Lieferant bei Procuros ongeboardet werden, wie Sie Ihren Produktkatalog hochladen und was Sie ab Ihrer ersten Bestellung erwartet.Ihr Kunde hat sich für Procuros entschieden, um auftragsbezogene Dokumente digital mit Ihnen auszutauschen. Als Lieferant nutzen Sie das Procuros Portal, um Bestellungen zu empfangen und die von Ihrem Kunden benötigten Dokumente zurückzusenden — ganz ohne EDI-Projekt oder IT-Aufwand. Diese Seite erklärt den typischen Ablauf des WebEDI-Onboardings für Lieferanten. Ihr konkretes Setup kann je nach Kunde und den von ihm benötigten Dokumenttypen variieren.
WebEDI bedeutet, dass Sie Dokumente manuell im Procuros Portal verarbeiten oder PDF-Dokumente per E-Mail an Procuros senden. Wenn Sie später eine direkte technische Anbindung bevorzugen, sprechen Sie unser Team ([email protected]) auf einen Wechsel zu einer Direktanbindung an.
Für wen ist dieser Leitfaden
Nutzen Sie diesen Leitfaden, wenn Sie von einem Ihrer Kunden zu Procuros eingeladen wurden und verstehen möchten, was während des Onboardings passiert, was Procuros von Ihnen benötigt und was Sie erwartet, sobald die Bestellungen eingehen.Onboarding im Überblick
Einladung
Ihr Kunde kündigt den Wechsel zu Procuros an. Anschließend erhalten Sie eine Willkommens-E-Mail von Procuros und Zugang zum Procuros Portal.
Produktkatalog (PRICAT) — falls angefragt
Falls Ihr Kunde dies benötigt, laden Sie Ihren Produktkatalog über das Portal hoch, damit ihm Ihre aktuellen Artikeldaten (GTIN, Mengeneinheit, Preis usw.) für Bestellungen vorliegen.
Dokumente, die Sie austauschen können
Welche Dokumente konkret anfallen, hängt vom Prozess Ihres Kunden ab. Die häufigsten WebEDI-Dokumenttypen sind:| Dokument | Richtung | Wofür es verwendet wird | Kanal | Format |
|---|---|---|---|---|
| Bestellung | Kunde → Lieferant | Ihr Kunde sendet Ihnen über Procuros eine Bestellung. | CSV, PDF | |
| Auftragsbestätigung | Lieferant → Kunde | Sie bestätigen, ob Sie die Bestellung erfüllen können. | ||
| Lieferschein | Lieferant → Kunde | Sie teilen Ihrem Kunden mit, welche Ware versendet wird. | ||
| Rechnung | Lieferant → Kunde | Sie übermitteln die Rechnungsdaten für gelieferte Ware. | ||
| Produktkatalog (PRICAT) | Lieferant → Kunde | Sie stellen die Produktdaten bereit, gegen die Ihr Kunde bestellt. | Portal |
Phase A — Einladung
1. Ihr Kunde kündigt Procuros an
Etwa zwei Wochen vor dem Go-live informiert Sie Ihr Kunde darüber, dass er zur Auftragsabwicklung zu Procuros wechselt. Dies ist eine Vorankündigung, damit die späteren E-Mails von Procuros erwartet werden — Sie müssen an dieser Stelle noch nichts tun.2. Sie erhalten Ihre Willkommens-E-Mail
Procuros sendet Ihnen eine Willkommens-E-Mail mit einem Link zur Aktivierung Ihres Kontos im Procuros Portal. Die Aktivierung Ihres Kontos ist kostenlos und dauert nur wenige Minuten.Phase B — Produktkatalog (PRICAT)
3. Laden Sie Ihren Produktkatalog hoch (falls angefragt)
Falls Ihr Kunde einen PRICAT benötigt, sendet Procuros kurz nach Ihrer Willkommens-E-Mail eine PRICAT-Anfrage. Ein PRICAT ist Ihr Produktkatalog — die Artikel, Preise und Kennzeichnungen, gegen die Ihr Kunde bestellt. Durch das Hochladen kann Procuros eingehende Bestellungen den richtigen Produkten zuordnen. Sie laden ihn direkt im Portal hoch. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in der PRICAT-Dokumentation.Erinnerungen. Falls Ihr Katalog noch nicht hochgeladen wurde, erhalten Sie nach 7 Tagen eine automatische Erinnerung und 7 Tage später eine zweite. Ein frühzeitiges Hochladen hält Ihren Go-live im Zeitplan.
Phase C — Go-live & Ihre erste Bestellung
Go-live
Ab dem Go-live laufen alle Bestellungen Ihres Kunden ausschließlich über Procuros. Ihr Kunde schaltet etwaige parallele Bestellkanäle ab, sodass Procuros zur einzigen Stelle wird, über die Sie Bestellungen erhalten.4. Sie erhalten Ihre erste Bestellung
Sie erhalten für jede neue Bestellung eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Bestellung ist in zwei Formaten angehängt — als CSV- und als PDF-Datei. Die Benachrichtigung listet außerdem auf, welche Dokumente Ihr Kunde von Ihnen zurück erwartet, etwa eine Auftragsbestätigung oder einen Lieferschein. Sie können diese Folgedokumente direkt aus der Bestellung im Portal erstellen, wodurch sie mit der richtigen Bestellung verknüpft bleiben.5. Wohin Sie Ihre Dokumente zurücksenden
Procuros stellt Ihnen eine eigene Inbound-E-Mail-Adresse für das Zurücksenden Ihrer Dokumente bereit. Ab Ihrer zweiten Bestellung ist diese Adresse direkt in der Bestellbenachrichtigung enthalten.Wechsel zu einer Direktanbindung
WebEDI ist der schnellste Weg, um Dokumente digital auszutauschen, ohne IT-Aufwand. Sobald Sie regelmäßig Bestellungen verarbeiten, können Sie auf eine Seamless- (Direkt-)Anbindung umsteigen, die sich in Ihr eigenes System integriert und die manuellen Schritte im Portal überflüssig macht.Sie sind berechtigt, eine Direktanbindung anzufragen, sobald:
- mindestens 1 Bestellung per WebEDI an Sie übermittelt wurde und
- mindestens 2 Rückkanal-Dokumente per WebEDI eingereicht wurden.
Checkliste vor dem Go-live
Bevor Sie Procuros operativ nutzen, stellen Sie sicher, dass:- Sie sich im Procuros Portal anmelden können
- die richtigen Nutzer:innen Zugang haben
- Ihre Firmendaten korrekt sind
- Ihr Team weiß, welcher Kunde Sie eingeladen hat
- Ihr Produktkatalog hochgeladen wurde, falls Ihr Kunde dies benötigt
- Sie die erste Bestellung empfangen und öffnen können
- Folgedokumente erstellt oder hochgeladen werden können
- Bestellbenachrichtigungen die richtigen Personen erreichen
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