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Rechnungen versenden

Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil des Geschäftsprozesses. Der Procuros Connector ermöglicht eine automatisierte und standardisierte Übermittlung.

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Voraussetzungen für Rechnungen

Bevor eine Rechnung versendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Eine entsprechende Bestellung muss vorhanden sein
  • Alle zugehörigen Dokumente (Bestellung und Lieferschein) müssen korrekt erstellt sein
  • Die Grundvoraussetzungen der Xentral-Checkliste müssen erfüllt sein

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Erforderliche Felder

Folgende Pflichtfelder müssen auf allen zugehörigen Dokumenten (Bestellung und Lieferschein) ausgefüllt sein:
  • Kundenauftragsnummer
  • Geplanter Liefertermin
  • GLNs (Global Location Numbers)
Fehlende oder falsche Angaben in diesen Pflichtfeldern können dazu führen, dass die Rechnung vom Handelspartner abgelehnt wird.

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Rechnungsstatus konfigurieren

Der Workflowstatus der Rechnung muss auf “freigegeben” oder “Versendet” gesetzt sein (vorher mit Procuros abstimmen), damit Procuros sie exportieren und an Handelspartner senden kann.

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Prozess zum Versenden von Rechnungen

1

Testrechnung erstellen

Erstellen Sie eine Testrechnung aus einer relevanten produktiven Bestellung/Lieferschein und prozessieren Sie diese bis zum Status “freigegeben” oder “Versendet”.
2

Automatischer Export

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, wird die Rechnung von Procuros automatisch exportiert.
3

Bestätigung und Freigabe

Teilen Sie die Dokumentennummer Procuros mit und stellen Sie ein PDF-Beispiel zur Verfügung. Nach positiver Rückmeldung können Rechnungen regulär versendet werden.