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# PDF-Dokumente hochladen

> Anleitung zum automatisierten Upload und zur Verarbeitung von PDF-Dokumenten wie Lieferscheinen und Rechnungen im Procuros WebEDI Portal.

<Frame as="div">
  <img src="https://mintcdn.com/procuros-c35f505c/4hFaPIEgH1RhdRjV/images/de_uploadPDF.png?fit=max&auto=format&n=4hFaPIEgH1RhdRjV&q=85&s=3b252c57fda670f71b917fd068a99e65" alt="" width="3272" height="2138" data-path="images/de_uploadPDF.png" />
</Frame>

Die PDF-Upload-Funktion ermöglicht das automatisierte Einlesen von bestehenden Dokumenten. Das System extrahiert relevante Daten und befüllt entsprechende Felder automatisch vor, was den manuellen Erfassungsaufwand erheblich reduziert.

## Upload-Prozess

Der Upload-Prozess läuft in folgenden Schritten ab:

<Steps>
  <Step title="Dokumentenansicht öffnen">
    Navigieren Sie zur gewünschten Dokumentenart (z.B. Lieferavis oder Rechnung) und klicken Sie auf "Erstellen".
  </Step>

  <Step title="Upload-Methode wählen">
    Im Dropdown-Menü wählen Sie zwischen:

    * "Manuell erstellen" für die leere Eingabemaske
    * "Dokument hochladen" für den PDF-Upload
  </Step>

  <Step title="Datei hochladen">
    Im Upload-Bereich haben Sie zwei Möglichkeiten:

    * Drag & Drop der Datei in das markierte Feld
    * Klick auf "Datei hochladen" zur Auswahl vom Computer
  </Step>
</Steps>

## Verarbeitung zusätzlicher Positionen

<Note>
  Das System erkennt automatisch Positionen, die nicht Teil der ursprünglichen Bestellung sind. Diese werden in einem
  separaten Dialog "Zusätzliche Artikel erkannt" angezeigt.
</Note>

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

* "Alle Artikel behalten": Übernimmt sämtliche zusätzliche Positionen
* "Alle Artikel verwerfen": Entfernt alle zusätzlichen Positionen
* Individuelle Auswahl: Über das Dropdown-Menü in der "Action"-Spalte können einzelne Positionen selektiv behalten oder verworfen werden

## Extraktionsergebnisse prüfen

Nach der Dokumentenextraktion zeigt das System eine Übersicht mit farblicher Kennzeichnung:

<Info>
  * Grün: Erfolgreich zugeordnete Positionen (Übereinstimmung zwischen Bestellung und Dokument)
  * Blau: Zusätzliche Positionen (z.B. Gratisproben, nicht bestellte Artikel)
  * Gelb: Fehlende Positionen (bestellte Artikel, die im Dokument nicht gefunden wurden)
</Info>

## Sammellieferungen verarbeiten

<Warning>
  Bei Sammellieferungen (mehrere Bestellungen in einem Dokument) muss das Dokument für jede enthaltene Bestellung
  separat hochgeladen werden.
</Warning>

Beachten Sie dabei:

1. Laden Sie das Dokument für jede enthaltene Bestellung neu hoch
2. Wählen Sie "Discard all items" für Positionen anderer Bestellungen
3. Behalten Sie nur die zur aktuellen Bestellung gehörenden Positionen

## Datenprüfung und Finalisierung

Nach Anwendung der Extraktion:

1. Prüfen Sie alle vorausgefüllten Daten sorgfältig
2. Achten Sie besonders auf:
   * Gelieferte Mengen (shipped quantity)
   * Lieferdatum (falls auf Dokumenten nicht angegeben)
3. Ergänzen Sie fehlende Pflichtangaben (mit \* gekennzeichnet)
4. Bestätigen Sie mit "Senden" nach vollständiger Prüfung

<Tip>
  Nutzen Sie die automatische Extraktion als Unterstützung, aber überprüfen Sie die Daten immer auf Korrektheit, bevor
  Sie diese an Ihre Handelspartner übermitteln.
</Tip>

## Nächste Schritte

Nach erfolgreichem Upload können Sie:

* Das Dokument an Ihren Handelspartner senden
* Bei Bedarf Folgedokumente wie Rechnungen erstellen
* Den Dokumentenstatus in der Übersicht verfolgen